COMO DEBE SER UNA SECRETARIA

El departamento de recursos humanos de la empresa moderna debe prestarle atención cuál debe ser el perfil, personalidad que debe cumplir la secretaria ejecutiva en pro del desempeño de sus funciones que garantice operatividad eficaz al gerente.




Además de requerir el aseguramiento de una personalidad que demuestre seguridad en sus funciones, gracias a los conocimientos, experiencia, habilidades que se tiene, aunado al alcance repercusiones que genera los fundamentos básicos administrativos, es necesario contar con otras características en donde este demostrada la asertividad, confianza, autoestima, necesidades de logro, motivación, comunicación trato.



Images,google.com.ve nos recuerda sobre la relevancia de la personalidad, que : La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.



Algunos rasgos de personalidad más congeniales con el puesto de secretaria serían:



FÍSICOS

Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.

MENTALES

Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.

DE CARÁCTER

Lista de rasgos que con la experiencia y sentido comúnse podrá entender y aplicar:

Ser Cortés, respetuosa, saber escuchar con atención.

Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones

Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fía de la improvisación.

Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla.

Segura

Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas

Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa

Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difícil el trato con el prójimo.

Optimista, alegre

Discreta

Honrada y honesta

Servicial

Fiel y leal a su jefe y a la empresa

Por supuesto, la gerencia no puede descuidar que se deteriore la personalidad de su secretaria, garantizar un trato justo, cortés, ecuánime, de respeto, sin acosamiento. Proporcionar la capacitación y desarrollo de la secretaria antes las exigencias que la cultura organizacional demanda.







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PROTOCOLO DE UNA SECRETARIA

Saber presentar y saludar correctamente es más importante de lo que parece. Un fallo en esta materia puede producir una mala primera impresión, difícil de borrar posteriormente.

Forma correcta de saludar.- Hoy en día, el beso es la forma normal de saludar. Pero hay ocasiones en que no es lo más apropiado. No vamos a besar a una persona extranjera, o al Jefe de nuestro cónyuge.



Hay que aprender a dar la mano.



1- El apretón de manos debe ser firme y correcto. Ni apretón de quebrantahuesos, ni una mano blando y fofa.

2- Debe mirarse a los ojos amistosa y francamente y sonreír. Nunca se debe mirar a otro sitio mientras se saluda.



No se saluda sentado.- Debemos levantarnos al entrar un visitante. Cuando llega uno de los jefes también tenemos que levantarnos, y no es correcto contestar sentado a las preguntas que se nos hagan.

Capítulo 2: El tratamiento social y la cortesía al teléfono


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En España se ha impuesto de tal forma el tuteo a nivel coloquial que hay gente que prácticamente no usa el "usted". Debemos evitar el abuso del "tú". Por ejemplo, debemos llamar de "usted" a aquellas personas que, por su edad, categoría o prestigio, merezcan nuestro respeto más que nuestra familiaridad. Los jefes también deben llamar de "usted" a sus subordinados si no quieren que ellos les respondan tuteándoles.



Tratamientos honoríficos.- Los tratamientos honoríficos no se utilizan prácticamente nunca en el lenguaje hablado, pero se siguen empleando de forma habitual en el escrito, especialmente en las comunicaciones de carácter oficial, así como en los sobres y encabezamientos de las cartas.



Cortesía al teléfono.- Actualmente nos pasamos media vida hablando por teléfono. Lamentablemente, son muchas las empresas y los centros oficiales donde no se enseñan a los empleados a hacerlo correctamente.

La voz, la entonación, la manera de contestar al teléfono nos revelan más cosas de lo que parece sobre la persona que está detrás del auricular: su educación, su don de gentes, su afabilidad, su eficacia.

ETIQUETA DE UNA SECRETARIA

Comportamiento de la secretaria. Reglas de etiqueta y vestuario.








Las funciones de una secretaria pueden ser muy diversas, pero siempre importantes para cualquier empresa.
Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.




Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:



1. Eficiente, discreta y respetuosa.



2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.



3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.



4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.



5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.



6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.



7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.

ETICA DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA

Código de ética para secretarias y asistentes ejecutivas

Este código de ética para las secretarias y asistentes ejecutivas se basa en principios morales referidos a las tarea a realizar. Este código se asume automáticamente al aceptar el puesto de secretaria o de asistente ejecutiva y se deben tener presente en todo momento los siguientes puntos:







Confidencialidad - La información sobre la empresa y sus clientes es siempre confidencial y privada. No se debe repetir nunca la información confidencial aunque todos quieran saber qué está sucediendo y tu la sepas. Debes ser siempre confiable.



Honestidad - no permitas que te feliciten por algo que no has hecho y no dejes que otro se lleve los laureles por algo que sí has hecho. Siempre hay que decir la verdad. Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo



Lealtad - siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No los vendas a ningún costo. Sin embargo, después de haber dicho ésto,recuerda que tu jefe también tiene que probar que es digno de tu lealtad. No te involucres con los chismes de la oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu jefe, también serán leales a tí.

Confiabilidad - demuestra que sos confiable. Llega puntualmente al trabajo y a las reuniones y recuerda que siempre debes llevar los documentos necesarios para la reunión. No utilices las licencias por enfermedad de manera irresponsable. Nunca se sabe cómo estará tu salud en el futuro. Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y hazla de la mejor manera posible.

Responsabilidad - Demuestra tu responsabilidad estableciendo prioridades y termina las tareas en los tiempos establecidos. Tu jefe te tiene confianza. Prepara una lista de cosas para hacer - a pesar de que sus prioridades cambien 10 veces por día. No delegues una tarea que te han asignado, a menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de manera tan eficiente y precisa como tu. Si delegas una tarea, debes realizar el seguimiento del proyecto para ver que esté lista a tiempo. No te despreocupes de la tarea solamente porque otra persona lo está realizando.

Trabaja sin supervisión - Debes tener siempre tu trabajo al día y ser productiva. Cumple con los tiempos establecidos. Prioridades, y prioridades. Todos los días prepara una lista de las tareas a realizar para asegurarte que no te hayas olvidado de ninguna y asígnales prioridades.



Ofrece tu colaboración - siempre asiste y comparte tus conocimientos cuando sea posible. Acepta las tareas con alegría... pero también aprende a decir que "No" (amablemente) y a explicar por qué no puedes realizar alguna tarea solicitada. No te sobrecargues de trabajo. Hoy en día, en muchas empresas, las secretarias están comenzando a tomar el rol de capacitadoras informales.



Flexibilidad - si son las 6 de la tarde y tu jefe necesita que prepares y envíes un informe importante - házlo. Los mejores trabajos son aquellos en hay un acuerdo de "dar y tomar". Nunca se sabe cuándo podrías necesitar tomarte una hora sin previo aviso para atender a una emergencia.

Multi-habilidades - Cuanto más aprendas sobre los programas de computación y las demás posiciones en la organización, mejor será. Puedes tener que utilizar estos conocimientos cuando quieras una promoción dentro de la empresa. Esto también es muy útil porque generalmente serás la encargada de enseñar a tu jefe a utilizar algunos de los programas de computación. Los jefes de hoy en día son más operativos con los distintos softwares, ej. email, planillas de cálculo, etc. Te podrían pedir que te capacites también si conoces estos programas.

Favores - Se cautelosa al aceptar regalos o favores de los clientes internos o externos de la empresa. Pueden esperar algo a cambio. Siempre actúa dentro de la política y los procedimientos de la empresa en lo que hace a este tema. Cuando alguien hace un regalo, generalmente quiere algo en cambio. Puedes terminar pagando el precio máximo - ¡tu puesto!

actitudes de la secretaria

Quieres proyectar confianza de gran jefa? “El lipstick rojo te transformará instantáneamente en una mujer que sabe lo que hace”, dice Hay. Rellena tus labios con un lápiz rojo, seca con un pañuelo y después, aplica una barra de labios del mismo color (uno que se ajusta a todos los tonos de piel) Aplica mascara negra. Para lograr ondas poderosas, seca el cabello y enróllalo en tubos medianos calientes, desenróllalos después de 10 minutos, peina con los dedos y aplica un suero para dar brillo. Para una versión más ligera, seca el cabello hasta alisarlo y recógelo en una colita baja.